Polityka prywatności, klauzula RODO, baner cookies: te hasła wracają przy każdej nowej stronie. Wiele firm kopiuje gotowe wzory i dokłada baner „na wszelki wypadek”, a potem okazuje się, że ani jedno, ani drugie nie pasuje do tego, co naprawdę dzieje się na stronie. W tym poradniku porządkujemy najważniejsze zasady.
To nie jest porada prawna, tylko praktyczny przegląd najważniejszych obowiązków. Przy sklepach, serwisach z kontami użytkowników i nietypowym przetwarzaniu danych skonsultuj się z prawnikiem.
Kiedy strona przetwarza dane osobowe?
Częściej, niż się wydaje. Na przykład gdy:
- ktoś wysyła formularz kontaktowy albo pisze maila z adresu podanego na stronie,
- zapisuje się do newslettera,
- składa zamówienie w sklepie albo zakłada konto,
- strona używa statystyk lub narzędzi reklamowych, które rozpoznają użytkownika,
- na stronie są osadzone treści z zewnątrz, np. filmy, mapy albo przyciski mediów społecznościowych, które same zapisują ciasteczka.
Co musi zawierać polityka prywatności?
RODO wymaga przekazania informacji w momencie zbierania danych. W polityce prywatności zwykle opisuje się:
- kto jest administratorem danych: nazwa firmy, adres, kontakt,
- w jakich celach i na jakiej podstawie dane są przetwarzane, np. odpowiedź na zapytanie, realizacja zamówienia, newsletter,
- komu dane są przekazywane, np. firmie hostingowej, dostawcy poczty, biuru rachunkowemu, operatorowi płatności,
- jak długo dane są przechowywane,
- jakie prawa ma osoba, której dane dotyczą: dostęp, sprostowanie, usunięcie, sprzeciw, skarga do Prezesa UODO,
- jakie pliki cookie i zewnętrzne narzędzia działają na stronie.
Polityka musi zgadzać się ze stanem faktycznym. Jeśli dodajesz nowe narzędzie, np. statystyki albo czat, zaktualizuj ją.
Formularz kontaktowy zgodny z RODO
- Zbieraj tylko to, co potrzebne do odpowiedzi: imię, kontakt, treść wiadomości.
- Dodaj przy formularzu krótką informację i link do polityki prywatności.
- Osobna zgoda nie jest zwykle potrzebna do odpowiedzi na zapytanie. Potrzebna jest np. do wysyłania newslettera lub ofert marketingowych.
- Zadbaj o bezpieczeństwo: szyfrowane połączenie i ochrona formularza przed spamem.
Ciasteczka: kiedy potrzebna jest zgoda?
Od listopada 2024 roku zasady dotyczące plików cookie w Polsce reguluje Prawo komunikacji elektronicznej. Zasada jest taka: zanim strona zapisze informacje w urządzeniu użytkownika, trzeba go jasno poinformować o celu i uzyskać zgodę. Wyjątkiem są pliki niezbędne do działania usługi, o którą użytkownik prosi.
| Rodzaj ciasteczek | Przykłady | Czy potrzebna zgoda? |
|---|---|---|
| Niezbędne | koszyk, logowanie, zapamiętanie wyboru zgód | nie |
| Statystyczne | narzędzia analityczne rozpoznające użytkownika | tak |
| Marketingowe | piksele reklamowe, remarketing | tak |
| Zewnętrzne osadzenia | filmy, mapy, przyciski mediów społecznościowych | zwykle tak |
Jak powinien wyglądać baner cookies?
- Przyciski „Akceptuję” i „Odrzucam” są równie widoczne i równie łatwo dostępne.
- Żadne zgody nie są zaznaczone z góry.
- Statystyki i reklamy uruchamiają się dopiero po zgodzie, a nie w chwili wejścia na stronę.
- Decyzję można łatwo zmienić później, np. przez link w stopce strony.
Strona bez banera: da się?
Tak, jeśli strona nie używa zbędnych ciasteczek. Wtedy nie ma o co pytać. Przykładowe sposoby:
- statystyki, które nie zapisują ciasteczek i nie rozpoznają użytkownika,
- mapa jako link lub obrazek zamiast osadzonej mapy, która zapisuje własne ciasteczka,
- rezygnacja z pikseli reklamowych, jeśli i tak nie prowadzisz kampanii remarketingowych.
Tak zbudowaliśmy naszą stronę m1web.pl: nie zapisuje ciasteczek i nie ładuje zewnętrznych skryptów, więc nie wyświetla banera zgody.
Najczęstsze błędy
- Polityka prywatności skopiowana z innej strony albo nieaktualna.
- Brak informacji przy formularzu kontaktowym.
- Statystyki uruchamiane przed wyrażeniem zgody.
- Baner bez przycisku „Odrzucam” albo z zaznaczonymi zgodami.
- Formularz, który zbiera więcej danych, niż potrzeba do odpowiedzi.
- Osadzone filmy i mapy, o których polityka prywatności nic nie mówi.
Jak pomagamy w M1web
Projektujemy strony tak, żeby zbierały tylko potrzebne dane i nie zapisywały zbędnych ciasteczek, przygotowujemy politykę prywatności opisującą rzeczywiste działanie strony i pomagamy uporządkować istniejące strony. Zobacz, jak tworzymy strony internetowe i jak dbamy o nie w ramach opieki.
